📖 Hilfe & Anleitungen

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für alle Rollen

🚀 Erste Schritte

Was ist Rapportivo?

Rapportivo ist eine Progressive Web App (PWA) für Schweizer Elektrofirmen (Elektroinstallationsbranche). Sie erfasst Reisezeiten und Vergütungen nach dem aveGAV – digital, automatisch, ohne Papierrapporte.

👷
Mitarbeiter
Tägliche Reisezeiten erfassen
📋
Projektleiter
Team prüfen & Rapporte freigeben
⚙️
Super-Admin
System verwalten & Reporting
  • Tagesrapport mit Abfahrts- und Rückfahrtzeiten erfassen
  • Automatische Berechnung der Reisezeitvergütung gemäss aveGAV
  • 3 Szenarien: Direkt, Misch und über Firma
  • Google-Maps-Integration für Streckenberechnung
  • Manuelle Minutenerfassung für die effektive Fahrzeit
  • Wochen-PDF-Workflow: generieren, prüfen, freigeben, versenden
  • Mehrsprachig: DE, FR, IT, EN, Schwiizerdütsch, PL, SK, HU, ES
  • Als PWA (Progressive Web App) installierbar auf Smartphone und Desktop – kein App Store nötig

Login & Account einrichten

Beim ersten Login musst du ein Passwort erstellen.

  1. 1
    Öffne die App-URL deiner Firma (z.B. foxjobs.rapportivo.com)
  2. 2
    Klicke auf «Passwort vergessen?»
  3. 3
    Gib deine E-Mail-Adresse ein → «Link senden»
    ⚠️Verwende die E-Mail, die bei deinem Arbeitgeber hinterlegt ist.
  4. 4
    E-Mail öffnen → «Passwort zurücksetzen»
  5. 5
    Sicheres Passwort wählen (min. 8 Zeichen) und bestätigen
  6. 6
    ✓ Geschafft! Jetzt kannst du dich einloggen.
Login-Seite
🔍Hover für Vorschau

E-Mail & Passwort Login

  1. 1
    Tab «E-Mail & Passwort» wählen
  2. 2
    E-Mail-Adresse und Passwort eingeben
  3. 3
    Klicke «Anmelden»
E-Mail Login
🔍Hover für Vorschau

Gruppenlogin (geteiltes Rollen-Passwort)

  1. 1
    Tab «Gruppenlogin» wählen
  2. 2
    Rolle wählen (Mitarbeiter / Projektleiter / Super-Admin)
  3. 3
    Gemeinsames Rollen-Passwort eingeben → «Anmelden»
Gruppenlogin
🔍Hover für Vorschau
⚠️Beim Gruppenlogin teilen alle Personen einer Rolle dasselbe Passwort. Der Super-Admin legt es fest.

App installieren (PWA)

Rapportivo kann auf allen Geräten als App installiert werden – kein App Store nötig.

📱 iPhone / iPad (Safari)

  1. 1
    App-URL in Safari öffnen (nicht Chrome!)
  2. 2
    Teilen-Symbol antippen (Quadrat mit Pfeil)
  3. 3
    Nach unten scrollen → «Zum Home-Bildschirm»
  4. 4
    Name vergeben → «Hinzufügen»

🤖 Android (Chrome)

  1. 1
    App-URL in Chrome öffnen
  2. 2
    Drei Punkte (Menü) oben rechts
  3. 3
    «App installieren» oder «Zum Startbildschirm»
  4. 4
    «Installieren» bestätigen
💡Alternativ erscheint ein Install-Banner am unteren Rand.

💻 Desktop (Chrome / Edge)

  1. 1
    App-URL öffnen
  2. 2
    In Adressleiste: Install-Symbol klicken
  3. 3
    «Installieren» klicken
💡Die App öffnet sich als eigenständiges Fenster.

Video: Erste Schritte

Account einrichten und erste Reisezeiterfassung:

Arbeitsrapport hochladen und einreichen:

👷 Mitarbeiter

Tägliche Rapport-Erfassung

Die Rapport-Seite zeigt links Eingaben (Orte, Szenario, Zeiten) und rechts das berechnete Ergebnis.

  1. 1
    Wochentag wählen (Montag–Sonntag) – Tagchip antippen; mit ← → Kalenderwochen wechseln
  2. 2
    Orte auswählen: Wohnadresse (aus Profil) + Baustelle (aus Dropdown)
  3. 3
    Szenario wählen: Direkt / Misch / über Firma
  4. 4
    Zeiten eingeben (Abfahrt, Rückfahrt)
  5. 5
    «Einreichen» klicken
Mitarbeiter Rapport
🔍Hover für Vorschau
Grau / leerKein Rapport erfasst
OrangeEntwurf gespeichert
BlauEingereicht – wartet auf Freigabe
GrünFreigegeben
Direkt
Home → Baustelle → Home
Häufigster Fall – Reisezeit gemäss aveGAV
Misch
Home → Baustelle → Firma → Home
Ein Weg direkt, einer über die Firma
über Firma
Home → Firma → Baustelle → Firma → Home
Sammelfahrten / firmeneigene Fahrzeuge
💡Falls die Fahrzeit nicht stimmt (z.B. Stau): mit +/− Buttons manuell anpassen.
💡An Tagen ohne Arbeit: «Nicht gearbeitet» klicken.
⚠️Nach dem Einreichen ist der Rapport gesperrt. Änderungen nur möglich, wenn der Projektleiter ihn zurückweist.

Wochenübersicht & PDF

Tagchips Mo–So zeigen den Status der ganzen Woche. Mit ← → zwischen Kalenderwochen wechseln.

  1. 1
    Navigiere auf die PDF-Seite
  2. 2
    Gewünschte Kalenderwoche wählen
  3. 3
    «PDF herunterladen» klicken
Mitarbeiter PDF
🔍Hover für Vorschau
⚠️PDFs sind erst sichtbar, wenn der Super-Admin sie freigegeben hat.
Grau / leerKein Rapport erfasst
OrangeEntwurf gespeichert
BlauEingereicht – wartet auf Freigabe
GrünFreigegeben

Inbox & Arbeitsrapport-Upload

Inbox / Nachrichten

Wenn Messaging aktiviert ist, erscheint «Inbox» in der Navigation. Dort kannst du Nachrichten von Projektleitern lesen und beantworten.

⚠️Messaging ist standardmässig deaktiviert. Der Super-Admin aktiviert es im Admin-Bereich.

Arbeitsrapport-Upload

  1. 1
    «Arbeitsrapport Upload» oben auf der Rapport-Seite klicken
  2. 2
    Datei wählen (PDF, Bild etc.)
  3. 3
    Die Datei wird der aktuellen Kalenderwoche zugeordnet

Tipps & Best Practices

💡Standard-Abfahrtszeit im Profil eintragen – wird täglich vorgeschlagen.
💡Rapport direkt nach der Arbeit ausfüllen, bevor du die Zeiten vergisst. Dauert nur 1–2 Minuten.
💡«Nicht gearbeitet» an Ferientagen, Feiertagen und Krankheitstagstagen klicken – so ist die Woche komplett.
💡Rapportivo als PWA installieren für direkten Zugriff vom Homescreen.
💡Rapporte können bis zu 4 Wochen rückwirkend erfasst werden.

📋 Projektleiter

Team-Übersicht

Die Team-Seite ist dein Kontrollzentrum. Du siehst alle dir zugewiesenen Mitarbeitenden mit Name, Firma, Standorten, Status und Aktions-Buttons.

  1. 1
    Kalenderwoche wechseln: ← → neben der KW-Anzeige
  2. 2
    Mitarbeiter suchen: Suchfeld «Mitarbeitende suchen…»
  3. 3
    Fokus-Ansicht: nur offene/ausstehende Einträge anzeigen
Projektleiter Team
🔍Hover für Vorschau

Rapporte prüfen & freigeben

  1. 1
    Mitarbeiter in der Team-Übersicht klicken
  2. 2
    Eingetragene Daten prüfen
  3. 3
    «Freigeben» klicken (erscheint bei Status «Eingereicht»)
Projektleiter Rapport
🔍Hover für Vorschau
Entwurf → Eingereicht → Freigegeben
💡Mit «Zurücksetzen auf Entwurf» kannst du einen Rapport zur Korrektur zurückweisen.
⚠️Bei nachträglichen Änderungen muss eine Begründung eingetragen werden (Pflichtfeld).

Bulk-Aktionen (mehrere Mitarbeitende)

Checkbox links aktivieren (oder «Alle auswählen»), dann: PDF generieren / Erinnerung senden / Freigeben für alle ausgewählten.

Wochen-PDFs generieren & senden

  1. 1
    PDF-Symbol in der Aktions-Spalte klicken
  2. 2
    PDF generieren und zur Prüfung öffnen
  3. 3
    Freigeben
  4. 4
    Per E-Mail senden
PDF Workflow
🔍Hover für Vorschau
1. Batch generieren → 2. PDF prüfen → 3. Freigeben → 4. Senden
💡Alle auf einmal: «Batch generieren (alle Mitarbeitenden)» – PDFs werden nur für KWs mit Rapporten erstellt.

Standorte verwalten

Firma anlegen

  1. 1
    «+ Firma hinzufügen» klicken
  2. 2
    Name, Adresse, Kanton, PLZ ausfüllen
  3. 3
    Speichern

Baustelle anlegen

  1. 1
    «+ Baustelle hinzufügen» klicken
  2. 2
    Name und vollständige Adresse ausfüllen
  3. 3
    Firma zuweisen
  4. 4
    Speichern
Standorte
🔍Hover für Vorschau
⚠️Vollständige Adressen sind Pflicht für die automatische Google-Maps-Berechnung.

Organigramm & Erinnerungen

Das Organigramm zeigt die Teamstruktur: Projektleiter mit ihren Mitarbeitenden und zugewiesenen Baustellen. Export als PNG oder PDF möglich.

  1. 1
    E-Mail-Symbol neben dem Mitarbeiter klicken
  2. 2
    Versand bestätigen
Organigramm
🔍Hover für Vorschau
💡Automatische Erinnerungen werden vom Super-Admin konfiguriert (Einstellungen → System-E-Mails).

Tipps & Wochen-Workflow

Empfohlener Wochenablauf (Montag/Dienstag der Folgewoche):

  • Team-Tab öffnen, KW prüfen – alle Mitarbeitenden vollständig?
  • Fehlende Rapporte per E-Mail anmahnen
  • Rapporte prüfen & freigeben
  • PDFs generieren & senden
💡Bulk-Aktionen: «Alle auswählen» per Checkbox – Aktionen für die ganze Gruppe.
💡Fokus-Ansicht: nur offene/ausstehende Einträge anzeigen.
💡Erinnerungen frühzeitig (Montag) senden für schnelle Wochenschlüsse.

⚙️ Super-Admin

Admin-Dashboard & Team

Als Super-Admin hast du Zugriff auf alle Projektleiter-Funktionen plus das vollständige Admin-Dashboard.

  1. 1
    «+ Mitarbeiter erfassen» klicken
  2. 2
    Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon ausfüllen
  3. 3
    Firma und Projektleiter zuweisen
  4. 4
    Vertragsnummer(n) eingeben
  5. 5
    Wohnadresse hinterlegen und speichern
Team Super-Admin
🔍Hover für Vorschau

Projektleiter anlegen

  1. 1
    Tab «Projektleiter» wechseln
  2. 2
    «+ Projektleiter erfassen» klicken
  3. 3
    Daten ausfüllen und speichern

Passwort zurücksetzen

  1. 1
    Benutzer auswählen
  2. 2
    «Reset-Link senden» klicken
  3. 3
    Der Benutzer erhält einen E-Mail-Link zum Zurücksetzen

Datensicherung (Backup / Restore)

Backup erstellen

  • Cloud-Backup (R2): «Neuestes herunterladen» für das aktuellste Backup.
  • Lokales Backup: «Lokales Backup erstellen (JSON)» – JSON-Datei mit allen Daten.
  • E-Mail-Backup: E-Mail-Adresse eintragen → «Backup jetzt senden»

Backup einspielen (Restore)

  1. 1
    «Choose File» neben «Backup importieren»
  2. 2
    JSON-Backup-Datei wählen
  3. 3
    «Backup importieren» klicken
⚠️Der Import überschreibt alle bestehenden Daten!

Branding (Logo, Farben, Titel)

Unter «Mandant: Branding» kannst du anpassen:

  • Header-Titel – z.B. «Meine Firma AG»
  • Header-Subline – z.B. «aveGAV»
  • Logo – Firmenlogo hochladen (PNG/SVG, max. 140×40px)
  • Favicon – Browser-Tab-Icon
  • Footer-Text – Firma · Adresse · Kontakt

Klicke auf «🎨 Farben & Design» für Farbschemata: Standard (Blau), Violett, Smaragd (Grün) oder eigene.

💡Firmenlogo hochladen – Mitarbeitende sehen direkt «ihre» App.

Reporting & E-Mail-Templates

E-Mail-Versand beim Einreichen

Unter «Reporting (Rapport-Einreichung)»: An (Haupt-Empfänger), CC, BCC, Mitarbeiter als CC, Projektleiter als CC.

E-Mail-Template anpassen

Betreff und Text mit Platzhaltern anpassen:

{{name}} – Name des Mitarbeiters
{{kw}} – Kalenderwoche
{{jahr}} – Jahr
{{vertragsnummer}} – Vertragsnummer
{{firma}} – Firmenname
💡«Standard E-Mail Text einsetzen» stellt das Standard-Template wieder her.

System-E-Mails & automatische Benachrichtigungen

  • Erinnerungs-E-Mail: Automatisch an MA ohne Rapporte. Konfigurierbar: Tage nach KW-Ende, Uhrzeit.
  • Projektleiter-Erinnerung: Automatisch wenn Rapporte offen. Standard: 3 Tage nach KW-Ende.
  • Zugangsdaten-E-Mail: Wird gesendet wenn ein neuer Benutzer angelegt wird.
💡Test-E-Mail: Empfänger-Adresse eintragen und «Testen» klicken.

Feiertage & Import/Export

Feiertage (kantonsspezifisch)

  • Kantone aktualisieren (nur leere): Ergänzt fehlende Einträge
  • Kantone aktualisieren (alle): Überschreibt alle Kantone
  • Feiertage aktualisieren: Aktualisiert die Feiertagsliste
💡Feiertage werden als 🏳️ auf dem Tagchip angezeigt. Zu Jahresbeginn aktualisieren!

Import / Export

  • Export: Bundle JSON, Firmen/Benutzer/Standorte/Rapporte als CSV
  • Import: Bundle JSON (komplett, überschreibt alles) oder CSV (Trennzeichen: ;)

MFA, Messaging, Remote Support & System

MFA (Zwei-Faktor-Authentifizierung)

MFA kann pro Benutzer oder als Pflicht für bestimmte Rollen aktiviert werden. Benutzer scannt QR-Code mit Authenticator-App.

Messaging / Inbox aktivieren

  1. 1
    Gehe zu Admin
  2. 2
    Scrolle zu «Messaging (Inbox)»
  3. 3
    Toggle «Aktiv» einschalten und speichern

Remote Support / AnyDesk

Unter «Remote Support / AnyDesk» den Button «AnyDesk Support öffnen» klicken – der Rapportivo-Support kann direkt auf deinen Bildschirm zugreifen.

System-Check

  • Adressen prüfen – Vollständigkeit
  • Zugehörigkeiten prüfen – Teamzuweisungen
  • Pflichtfelder prüfen – Vollständigkeit
  • Telefonformat prüfen – Schweizer Format
💡System-Check regelmässig durchführen um Datenfehler frühzeitig zu erkennen.

Archiv-Einstellungen

Konfiguriere wie viele Tage nach Versand PDFs archiviert werden (Standard: 7 Tage). Archivierte PDFs werden mit 🔒 angezeigt.

Tipps & Wochen-Workflow

Empfohlener Wochenablauf (Mittwoch der Folgewoche):

  • Alle Rapporte freigegeben?
  • PDF-Workflow abschliessen
  • Wöchentliche Übersicht per E-Mail senden
  • Backup erstellen (optional)
💡Wöchentlich lokales Backup als JSON erstellen.
💡E-Mail-Templates an die Firmensprache anpassen.
💡Branding: Firmenlogo hochladen – Mitarbeitende sehen «ihre» App.
💡Kantonale Feiertage zu Jahresbeginn aktualisieren.

❓ Häufige Probleme

«Fehlende Daten – keine Baustelle ausgewählt»

Ursache:Keine Baustelle zugewiesen oder kein Standort angelegt.
Lösung:Super-Admin/Projektleiter: Unter «Standorte» Baustelle anlegen → Mitarbeiter unter «Team» der Baustelle zuweisen.

«Baustellenadresse fehlt»

Ursache:Die Baustelle hat keine vollständige Adresse.
Lösung:Super-Admin/Projektleiter → Standorte → Baustelle bearbeiten → vollständige Adresse eintragen.

Ergebnis wird nicht berechnet

Ursache:Eine oder mehrere Adressen (Wohnadresse, Baustelle, Firma) fehlen.
Lösung:Wohnadresse: Profil → Adresse eintragen. Firma: Team → Mitarbeiter → Firma zuweisen. Baustelle: Standorte → Adresse vervollständigen.

Rapport kann nicht bearbeitet werden (gesperrt)

Ursache:Rapport wurde eingereicht oder PDF wurde archiviert.
Lösung:Projektleiter kann «Zurücksetzen auf Entwurf» klicken. Archivierte Rapporte können nicht mehr geändert werden.

Kein PDF-Download sichtbar

Ursache:PDF noch nicht freigegeben durch Super-Admin.
Lösung:Super-Admin → PDF-Seite → PDF freigeben.

E-Mail-Versand funktioniert nicht

Ursache:Empfänger-E-Mail nicht konfiguriert oder Server-Versand deaktiviert.
Lösung:Admin → Reporting → Empfänger «An» eintragen → Server-Versand aktivieren.

Inbox erscheint nicht in der Navigation

Ursache:Messaging ist deaktiviert.
Lösung:Admin → Messaging (Inbox) → «Aktiv» aktivieren.

Weitere Hilfe benötigt?

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